Gérer ses premiers abonnés (1ère partie)

[1ere partie] Lors du lancement d'une publication, le rédactionnel, la publicité et la logistique de la diffusion sont habituellement prédéfinis. Lorsque les premiers abonnements arrivent, bien des efforts ont déjà été consentis pour le lancement et il est parfois difficile de les gérer correctement. Mais prendre les bonnes décisions dès le départ peut s'avérer très rentable pour la suite...Vous avez de nouveaux abonnés à gérer ? Bravo - c'est le fruit de vos efforts et le gage suprême de la confiance et de l'intérêt de vos lecteurs. Il faut les choyer !

Un abonnement, c'est, au fond, une série d'informations sur une personne et/ou une société, liée à des paramètres de temps et de paiement. Vouloir gérer ses abonnements sur un tableur de base comme Excel sachant qu'il faut prendre en considération tous ces paramètres risque fort de vous donner des migraines à très court terme. A chaque nouvelle parution il vous faudra déterminer quels abonnements devront être servis lors du routage. En d'autres termes, savoir quels abonnements sont valides (actifs et payés), quels sont ceux qui arrivent à échéance (dont relance à prévoir) et ceux qui sont obsolètes, l'ancien abonné n'ayant répondu à aucune des sollicitations de réabonnement. Pour disposer de l'ensemble de ces informations, il faut que votre gestion comptable soit rattachée à l'abonnement : saisie des règlements, relance des factures, gestion de la dette abonné... Et, quand vous aurez géré tout cela, il vous faudra encore sortir des fichiers de routage aux normes de La Poste.

Je vous cherche le tube d'aspirine ?

Avant de sombrer dans la déprime, sachez que quatre solutions existent pour gérer ses premiers abonnements : vous pouvez créer un logiciel en interne, acheter un logiciel de gestion qui existe déjà, sous-traiter la gestion de vos abonnements à une société spécialisée dans ce domaine ou encore opter pour une combinaison entre les diverses solutions qui viennent d'être citées.

Créer son logiciel en interne
Créer un logiciel en interne implique que vous ayez les compétences informatiques nécessaires pour le développer ou que vous connaissiez un prestataire ayant les qualités requises.

Les avantages
Quand vous créez votre propre logiciel, vous avez la totale maîtrise de votre base de données clients, que vous pouvez éventuellement lier à d'autres bases de la maison, telle qu'une base de prospection ou des fichiers achetés. Une telle synergie vous permettra de mieux analyser vos futures actions marketing et peut rendre le traitement des informations nettement plus rapide. Par ailleurs, les éventuels problèmes d'utilisation seront réglés par les personnes ayant développé le programme, et vous pourrez continuer à développer le programme en fonction des besoins qui se feront jour.

Les inconvénients
La création d'un logiciel de gestion des abonnements risque d'être assez longue et délicate, et dépasse très souvent le budget - comme le planning - initial. Pour une revue qui vient d'être lancée, cette solution n'est pas forcement la meilleure. Car pendant la période de développement, à moins de sous-traiter l'intégralité du projet, cela mobilisera au moins une personne de votre société qui devra s'y consacrer à plein temps pour assurer l'avancée des travaux. Compte tenu du fait que c'est un programme maison, à chaque fois qu'une nouvelle personne sera amenée à travailler dessus, il faudra forcément lui prévoir une phase de formation pour qu'elle puisse l'apprivoiser.

Acheter un logiciel tout fait
Différents logiciels spécialement conçus pour gérer les abonnements des éditeurs de presse existent actuellement sur le marché.

Les avantages
L'achat d'un logiciel de gestion des abonnements vous permet d'être opérationnel très rapidement. Les programmes sont assez puissants et flexibles, et permettent (quand ils sont maîtrisés !) un décompte rapide de la base abonnement, le calcul des taux de réabonnement, la gestion et l'impression des relances de rang 1, 2 et 3 ainsi que celle des factures et de la dette abonné... Et tout cela, sans aspirine. Les programmes en question étant peu nombreux, il est possible de trouver des personnes déjà formées sur ces logiciels et donc opérationnelles rapidement. Par ailleurs, le fait que les abonnements soient gérés en interne est un atout considérable, car cela vous permet un contact direct avec vos lecteurs.

Les inconvénients
Ces programmes sont assez onéreux à l'achat. Par ailleurs, il ne s'agit ordinairement pas d'un achat complet, mais d'une licence d'utilisation. A chaque modification importante du programme, l'éditeur devra mettre la main à la poche. Pour former de nouveaux utilisateurs, l'éditeur devra... mettre la main à la poche. Idem pour avoir la licence sur un poste supplémentaire. Et si vous avez un problème technique, certains prestataires vous feront patienter si longtemps sur le « numéro spécial » (surtaxé) du service « dépannage » que vous pourrez tranquillement lire la moitié des Misérables avant d'avoir un technicien compétent au bout du fil. Enfin, si vous optez pour cette solution, pensez à former plusieurs personnes en interne. Ce serait dommage de ne pas pouvoir router votre publication parce que Henri a une gastrite ou est en vacances aux Caraïbes.

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Giselle Delsol