Qu’est ce que la gestion électronique de documents ?
Qu’ils soient imprimés ou non, de nombreux documents transitent chaque jour dans les entreprises. Ces documents sont des courriers, des fax, des e-mails, des factures, des rapports d’activités, des documents commerciaux, des fichiers informatiques, …
Très souvent il n’existe pas de politique de classement et de gestion de ces documents. Ou du moins pas de politique complète. Le service IT s’occupe de la gestion des documents électroniques, l’administration trie les documents papier, le service commercial organise son propre classement pour ses fichiers informatiques et papier, …
La gestion de documents vise à rendre ces différents processus plus performants en intégrant des systèmes de numérisation et d’archivage automatique et intelligent. Cela permet de créer une traçabilité du moindre document transitant dans l’entreprise.
Archivage électronique
Nos solutions d’archivage électronique et intelligent vous permettent de scanner de nombreux documents en une seule opération. Chaque document scanné suivra ensuite un processus de classement préétabli. Ces processus sont composés de nombreuses possibilités :
- nommer le fichier scanné
- multi formats (pdf, doc, xls, jpg, …)
- reconnaissance de texte OCR (doc ou pdf text)
- classement dans une architecture existante
- envoi d’une copie par e-mail
- cachet électronique
- sécurisation et protection des documents scannés
- …
Ces solutions s’intègrent très facilement à votre environnement de travail. Pas besoin de changer votre façon de travailler, c’est le programme qui s’adapte totalement à vos besoins.
La numérisation et le programme d’archivage électronique s’intègrent à vos copieurs multifonctions. Pas besoin de traiter manuellement les fichiers numérisés, tout se fait via l’écran de votre photocopieuse.
Politique d’impression
Chaque entreprise, doit être mesure de gérer ses coûts. Ceux qui concernent la gestion de documents sont très difficiles à appréhender. En effet, de très nombreux paramètres entrent en compte : matériel (informatique, imprimantes, copieurs, scanners, …), consommables (encres, toner, papier, …), main d’œuvre (pour l’archivage, la maintenance, …), maintenance, …
PragmaConcept et ses partenaires sont là pour vous aider à réduire ces coûts en vous conseillant sur le matériel à choisir, sur les formules financières les plus intéressantes, sur les moyens de réduire la quantité de vos impressions, …
Notre site Internet vous présente nos différents services et vous propose de nombreux conseils : www.pragmaconcept.be. Vous pouvez aussi nous contacter directement par mail [email protected]
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Communiqué envoyé le 22.03.2012 07:41:35 via le site Categorynet.com dans la rubrique Impression / Imprimantes
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