Meylan, le 24 Juin 2009 - COTRANET à été l'un des premiers éditeurs à proposer sa Solution de gestion électronique de documents (GED) en mode ASP, à sa création, en 1999.
Dix ans plus tard, COTRANET confirme son rôle avant-gardiste dans l'évolution de la gestion de l'information avec le lancement de cette nouvelle édition de la Solution Cotranet.
La grande nouveauté de cette version est l'intégration d'une base mail qui va vite devenir pour les entreprises et collectivités, un incontournable pour la gestion de leurs courriels.
La nouveauté de cette Version 6.1
La messagerie s'est imposée comme le premier outil de travail et de communication. Cependant, celle-ci est avant tout un outil individuel, difficile en effet, d'accéder aux contenus des messageries de ses collaborateurs… Pourtant de plus en plus d'informations stratégiques circulent par mail et sont stockées dans ces messageries. Ainsi, certaines de ces informations doivent être capitalisées, partagées puis réutilisées ; la version 6.1 de la
Solution Cotranet offre une réponse efficace à cette problématique : un module permettant le classement des emails dans la base documentaire depuis son client messagerie en un clic !
Pourquoi ce développement ?
Christophe MATHEVET, P.D.G de COTRANET explique : « Lors d'un rendez-vous avec un de nos clients, j'ai vu son assistance commerciale imprimer un bon de commande reçu par e-mail, puis le numériser pour enfin le classer dans le dossier ad hoc de la base documentaire. A l'heure du développement durable et tout simplement pour des raisons de productivité, il fallait que COTRANET trouve une solution. C'est à partir de là, que nous avons imaginé un système simple et universel pour directement classer les e-mails dans une base documentaire. »
Il est indéniable que beaucoup de collaborateurs stockent sur leur client de messagerie des informations importantes, confidentielles, contractuelles,… contenues dans les messages électroniques. Cet état de fait comporte un triple risque pour l'entreprise ou la collectivité :
La messagerie est avant tout un outil personnel : aussi, l'accès aux e-mails d'un collaborateur est juridiquement complexe et en pratique très difficile surtout en cas de départ ou d'absence prolongée du salarié (arrêt maladie, grossesse, démission, retraite,…)
Comment être sûr que l'e-mail a bien été envoyé ? Comment être sûr qu'il a été bien reçu ? Comment être sûr que les destinataires ne pourront pas dire qu'ils ne l'on jamais reçu ? Comment être sûr de ne pas omettre un destinataire ?
Enfin, il y a un risque de perte des données sensibles et potentiellement un problème de traçabilité
Face à ces constats, l'intérêt du module d'intégration de mails développé pour la Solution Cotranet devient évident : stocker de manière sécurisée les courriels reçus par thème ou projet, les partager avec les personnes concernées et pouvoir accéder à ces informations sur une plate-forme sécurisée de n'importe quel endroit, via une connexion internet.
Les informations sont stockées dans la base documentaire ; les échanges (messages, documents, fichiers de tous types de formats, même pour aller plus loin, voix ou vidéos… sont enregistrés dans un même répertoire de la base documentaire. L'information, une fois intégrée à la base documentaire de la Solution Cotranet est traitée et partagée en temps réel sans déperdition ni de temps, ni de données.
Concrètement comment ça marche ?
On retrouve dans cette nouvelle version la marque de fabrique de la Solution : une utilisation très simple, intuitive derrière une réelle puissance fonctionnelle. A partir de l'outil messagerie (Outlook, Thunderbird), il suffit de glisser-déplacer ou glisser-coller le message reçu depuis sa boite de réception vers le dossier de la base documentaire dans lequel il doit être stocké. L'indexation des mails reçus génère automatiquement une notice reprenant les éléments d'informations principaux du message et est stockée dans le répertoire de la base documentaire correspondant au projet.
La Solution Cotranet génère et enregistre automatiquement pour chaque message reçu, une notice dont les champs concernant l'identité des expéditeurs et destinataires et l'objet du message sont renseignés par défaut. Ce, quel que soit le format des documents. Le corps du message s'affiche au format html. Les pièces jointes au courriel sont attachées à la notice.
Il suffit que les acteurs du projet soient abonnés au répertoire du projet pour être automatiquement informés par mail du message déposé ! Hormis un confort de travail supplémentaire, la sécurité et la traçabilité des documents, cette nouvelle version de la Solution, permet un réel gain de temps dans le traitement quotidien de l'information.
--
Contact Presse:
Valeur D'image
Caroline Martin
04.76.70.93.54
Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir.
www.valeurdiamge.com
--
Communiqué envoyé le 06.07.2009 10:54:13 via le site Categorynet.com dans la rubrique
Diffuser votre communiqué de presse : http://www.diffuseruncommuniquedepresse.com/
Meylan, le 24 Juin 2009 - COTRANET à été l'un des premiers éditeurs à proposer sa Solution de gestion électronique de documents (GED) en mode ASP, à sa création, en 1999.
Dix ans plus tard, COTRANET confirme son rôle avant-gardiste dans l'évolution de la gestion de l'information avec le lancement de cette nouvelle édition de la Solution Cotranet.
La grande nouveauté de cette version est l'intégration d'une base mail qui va vite devenir pour les entreprises et collectivités, un incontournable pour la gestion de leurs courriels.
La nouveauté de cette Version 6.1
La messagerie s'est imposée comme le premier outil de travail et de communication. Cependant, celle-ci est avant tout un outil individuel, difficile en effet, d'accéder aux contenus des messageries de ses collaborateurs… Pourtant de plus en plus d'informations stratégiques circulent par mail et sont stockées dans ces messageries. Ainsi, certaines de ces informations doivent être capitalisées, partagées puis réutilisées ; la version 6.1 de la
Solution Cotranet offre une réponse efficace à cette problématique : un module permettant le classement des emails dans la base documentaire depuis son client messagerie en un clic !
Pourquoi ce développement ?
Christophe MATHEVET, P.D.G de COTRANET explique : « Lors d'un rendez-vous avec un de nos clients, j'ai vu son assistance commerciale imprimer un bon de commande reçu par e-mail, puis le numériser pour enfin le classer dans le dossier ad hoc de la base documentaire. A l'heure du développement durable et tout simplement pour des raisons de productivité, il fallait que COTRANET trouve une solution. C'est à partir de là, que nous avons imaginé un système simple et universel pour directement classer les e-mails dans une base documentaire. »
Il est indéniable que beaucoup de collaborateurs stockent sur leur client de messagerie des informations importantes, confidentielles, contractuelles,… contenues dans les messages électroniques. Cet état de fait comporte un triple risque pour l'entreprise ou la collectivité :
La messagerie est avant tout un outil personnel : aussi, l'accès aux e-mails d'un collaborateur est juridiquement complexe et en pratique très difficile surtout en cas de départ ou d'absence prolongée du salarié (arrêt maladie, grossesse, démission, retraite,…)
Comment être sûr que l'e-mail a bien été envoyé ? Comment être sûr qu'il a été bien reçu ? Comment être sûr que les destinataires ne pourront pas dire qu'ils ne l'on jamais reçu ? Comment être sûr de ne pas omettre un destinataire ?
Enfin, il y a un risque de perte des données sensibles et potentiellement un problème de traçabilité
Face à ces constats, l'intérêt du module d'intégration de mails développé pour la Solution Cotranet devient évident : stocker de manière sécurisée les courriels reçus par thème ou projet, les partager avec les personnes concernées et pouvoir accéder à ces informations sur une plate-forme sécurisée de n'importe quel endroit, via une connexion internet.
Les informations sont stockées dans la base documentaire ; les échanges (messages, documents, fichiers de tous types de formats, même pour aller plus loin, voix ou vidéos… sont enregistrés dans un même répertoire de la base documentaire. L'information, une fois intégrée à la base documentaire de la Solution Cotranet est traitée et partagée en temps réel sans déperdition ni de temps, ni de données.
Concrètement comment ça marche ?
On retrouve dans cette nouvelle version la marque de fabrique de la Solution : une utilisation très simple, intuitive derrière une réelle puissance fonctionnelle. A partir de l'outil messagerie (Outlook, Thunderbird), il suffit de glisser-déplacer ou glisser-coller le message reçu depuis sa boite de réception vers le dossier de la base documentaire dans lequel il doit être stocké. L'indexation des mails reçus génère automatiquement une notice reprenant les éléments d'informations principaux du message et est stockée dans le répertoire de la base documentaire correspondant au projet.
La Solution Cotranet génère et enregistre automatiquement pour chaque message reçu, une notice dont les champs concernant l'identité des expéditeurs et destinataires et l'objet du message sont renseignés par défaut. Ce, quel que soit le format des documents. Le corps du message s'affiche au format html. Les pièces jointes au courriel sont attachées à la notice.
Il suffit que les acteurs du projet soient abonnés au répertoire du projet pour être automatiquement informés par mail du message déposé ! Hormis un confort de travail supplémentaire, la sécurité et la traçabilité des documents, cette nouvelle version de la Solution, permet un réel gain de temps dans le traitement quotidien de l'information.
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Communiqué envoyé le 06.07.2009 10:54:13 via le site Categorynet.com dans la rubrique
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